ASSISTENT MANAGER OPERATIONS (Fulltime)

We zijn op zoek naar uitbreiding van het operationele team en zoeken hiervoor een geschikte Assistent Manager Operationsager. Je werkplek bevindt zich in het hart van de dagelijkse circuit operatie.

Over de functie

Als Assistent Manager Operations zorg je samen met de Manager Operations voor een veilige, gastvrije, kwalitatieve en efficiënt georganiseerde operatie van MASCOT Circuit Zandvoort.

Je geeft leiding aan het operationele team, coördineert de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat medewerkers, leveranciers, faciliteiten en operationele processen goed op elkaar zijn afgestemd. Tijdens evenementen en andere drukke momenten ben je zichtbaar aanwezig in de operatie, houd je overzicht en weet je snel te schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Je signaleert kansen om processen, kwaliteit en efficiency te verbeteren en zorgt ervoor dat afgesproken verbeteringen daadwerkelijk worden doorgevoerd. Bij afwezigheid van de Manager Operations neem je diens operationele verantwoordelijkheden waar.

Waar kom je te werken?

Circuit Zandvoort is volop in ontwikkeling. Met het 4,3 kilometer lange Grand Prix Circuit, pitboxen, 2 ruime paddocks, VIP-ruimtes, een media center, 3 parkeerterreinen en 6 zakelijke evenementenlocaties (Pitlane Lounge, Bernies Lounge, Bernies Bar & Kitchen, Dutch Grand Prix Lounge, Founders Lounge en de Champions Lounge) is Circuit Zandvoort - met haar rijke heritage - veruit de meest veelzijdige plek aan de Noordzee.

Positie binnen de organisatie

Rapporteert aan: Manager Operations
Geeft leiding aan: medewerkers Operations en, waar van toepassing, flexmedewerkers
Vervangt: Manager Operations bij afwezigheid

Je werkt nauw samen met onder andere Events, Motorsport, Techniek/Facility, Hospitality en andere afdelingen binnen MASCOT Circuit Zandvoort. Daarnaast onderhoud je vanuit de operatie contact met externe leveranciers en dienstverleners.

Verantwoordelijkheden

Operationele aansturing

• Zorgdragen voor een veilige, gastvrije, kwalitatieve en efficiënte dagelijkse operatie van het circuit;
• aansturen, coachen en begeleiden van medewerkers binnen Operations;
• coördineren van operationele werkzaamheden tijdens reguliere dagen, zakelijke activiteiten en evenementen;
• zorgen voor een goede operationele voorbereiding en uitvoering van evenementen;
• optreden als operationeel aanspreekpunt en adequaat handelen bij afwijkingen, incidenten of onverwachte situaties;
• stellen van prioriteiten en zorgen dat werkzaamheden planmatig en tijdig worden uitgevoerd;
• vervangen van de Manager Operations bij afwezigheid.

Team & personeelsplanning

• Zorgdragen voor een optimale personeelsplanning, afgestemd op activiteiten, bezoekersaantallen, operationele behoefte en budget;
• anticiperen op factoren die van invloed zijn op de benodigde personeelscapaciteit;
• voeren van sollicitatie-, functionerings- en beoordelingsgesprekken en zorgdragen voor de opvolging daarvan;
• begeleiden, motiveren en ontwikkelen van medewerkers;
• signaleren van opleidings- en trainingsbehoeften;
• monitoren en begeleiden van trainingen die nodig zijn om medewerkers hun werkzaamheden veilig en vakkundig te laten uitvoeren;
• toezien op het werken volgens afgesproken procedures, werkinstructies en richtlijnen.

Event operations

• Bijdragen aan de operationele voorbereiding van evenementen en activiteiten op het circuit;
• vertalen van eventplannen naar operationele inzet, personeelsbehoefte en facilitaire ondersteuning;
• coördineren van operationele werkzaamheden tijdens evenementen;
• bewaken van gastbeleving, veiligheid, bereikbaarheid, orde en netheid binnen de operationele verantwoordelijkheid;
• afstemmen met interne afdelingen en externe partijen over de operationele uitvoering;
• signaleren en oplossen van knelpunten tijdens de uitvoering;
• bijdragen aan operationele evaluaties na evenementen en zorgen dat verbeterpunten worden opgevolgd.

Veiligheid, kwaliteit & compliance

• Mede verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking van de operatie van het circuit;
• toezien op naleving van interne procedures, veiligheidsvoorschriften en geldende richtlijnen;
• mede verantwoordelijk voor de organisatie, uitvoering en borging van BHV-processen;
• zorgdragen voor de uitvoering en opvolging van relevante controles en verplichtingen, waaronder legionellacontrole;
• signaleren van operationele en veiligheidsrisico's en zorgdragen voor passende opvolging;
• bijdragen aan evaluaties van incidenten en het vertalen van bevindingen naar concrete verbetermaatregelen;
• bijdragen aan een veilige werkomgeving voor medewerkers, leveranciers, opdrachtgevers en bezoekers.

Leveranciers & facilitaire operatie

• Aansturen en begeleiden van operationele leveranciers en dienstverleners;
• bewaken van de kwaliteit van geleverde diensten en toezien op naleving van gemaakte afspraken;
• verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en kwaliteitsbewaking van de externe schoonmaakpartner;
• toezien op orde, netheid en representativiteit van het terrein, gebouwen en publieksgebieden binnen het operationele werkgebied;
• signaleren van facilitaire en operationele knelpunten en zorgen voor adequate opvolging;
• afstemmen met relevante interne afdelingen over onderhoud, faciliteiten en operationele werkzaamheden.

Procesverbetering, budget & rapportage

• Monitoren en bewaken van operationele procedures en processen;
• signaleren, initiëren en doorvoeren van verbeteringen in processen en werkwijzen;
• bijdragen aan een efficiënte inzet van mensen, middelen en leveranciers;
• bewaken van operationele kosten en personeelsinzet binnen afgesproken budgetten;
• signaleren en rapporteren van relevante afwijkingen, risico's en verbeterkansen;
• organiseren en voorzitten van relevante afdelingsoverleggen;
• vastleggen van afspraken en zorgen voor opvolging en uitvoering van acties;
• rapporteren over operationele prestaties en bijzonderheden aan de Manager Operations.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting van Leisure Management, Facility Management, Hotelmanagement of vergelijkbaar;
• minimaal drie jaar relevante werkervaring in een operationele omgeving;
• aantoonbare ervaring met het aansturen en begeleiden van een team;
• bij voorkeur ervaring binnen de evenementen-, leisure-, hospitality- of venuebranche;
• ervaring met personeelsplanning en het organiseren van werkzaamheden in een dynamische omgeving;
• financieel inzicht en ervaring met het werken binnen budgetten;
• uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
• flexibiliteit om te werken tijdens avonden, weekenden en feestdagen wanneer evenementen of de operatie daarom vragen;
• rijbewijs B.

Competenties

Leiderschap
Je weet medewerkers duidelijk richting te geven, te motiveren en te ontwikkelen. Je bent zichtbaar en benaderbaar en weet tegelijkertijd verantwoordelijkheid bij medewerkers neer te leggen.

Plannen & organiseren
Je houdt overzicht over verschillende werkzaamheden, stelt prioriteiten en zorgt dat mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.

Besluitvaardigheid
Je kunt situaties snel beoordelen en durft binnen je verantwoordelijkheid beslissingen te nemen, ook wanneer de druk hoog is.

Gast- en servicegerichtheid
Je begrijpt dat operationele kwaliteit direct bijdraagt aan de ervaring van bezoekers, opdrachtgevers en partners en handelt daar ook naar.

Samenwerken
Je zoekt actief de samenwerking met collega's, andere afdelingen en externe partijen en begrijpt dat een succesvolle operatie het resultaat is van goede onderlinge afstemming.

Probleemoplossend vermogen
Je signaleert knelpunten vroegtijdig, denkt in oplossingen en zorgt dat verbeteringen niet alleen worden bedacht, maar ook worden uitgevoerd en geborgd.

Stressbestendigheid
Je behoudt overzicht en rust tijdens drukke evenementen en onverwachte situaties en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.

Organisatiesensitiviteit
Je begrijpt hoe operationele keuzes invloed hebben op andere afdelingen, evenementen, bezoekers, partners en de organisatie als geheel.

Arbeidsvoorwaarden

• Fulltime dienstverband van 40 uur per week;
• Marktconform salaris;
• reiskostenvergoeding;
• 26 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld;
• pensioenregeling.

Hoe nu verder?
Ben je geïnteresseerd in deze uitdagende functie? Stuur jouw CV en motivatie via sollicitatie@circuitzandvoort.nl. Ook voor meer informatie over deze vacature.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.